مؤسسة أكتيد تعلن عن وظيفة شاغرة بقطاع غزة
نبذة عن ACTED
ACTED هي مؤسسة غير حكومية دولية مسجلة في فرنسا. تتمثل مهمة ACTED في دعم السكان المعرضين للخطر والمتضررين من الحروب والكوارث الطبيعية و/أو الأزمات الاقتصادية والاجتماعية، ومرافقتهم في بناء مستقبل أفضل. بدأت ACTED أنشطتها في الأراضي الفلسطينية المحتلة في مايو 2007. تنفذ ACTED حاليًا مشاريع تغطي قطاعات إنسانية / تنموية متعددة، بتمويل من مجموعة متنوعة من المانحين الدوليين، والتي تهدف إلى حماية الأسر المعرضة للخطر وتعزيز الجهات الفاعلة في المجتمع المدني في جميع أنحاء الأراضي الفلسطينية المحتلة. تقدم ACTED oPt بيئة عمل ديناميكية ودقيقة وموجهة نحو المعرفة.
في الأراضي الفلسطينية المحتلة، تلتزم ACTED بالمساعدة الإنسانية والتنمية طويلة الأجل. تسعى ACTED إلى تعزيز القدرات الاقتصادية للمجتمعات، وتوحيد منظمات المجتمع المدني، وتقديم المساعدة الطارئة للمجتمعات الريفية الأكثر ضعفًا في الضفة الغربية والقدس الشرقية وغزة. تبحث ACTED حاليًا عن موظف لوجستي إقليمي لعملياتها الإنسانية في غزة.
تتبنى ACTED نهج عدم التسامح مطلقًا مع الاستغلال الجنسي والإساءة والتحرش (SEAH) وتضمن توظيف أولئك الذين يشاركوننا قيمنا ويظهرونها فقط. سيخضع جميع المرشحين لمراجع مرضية وفحوصات فحص تتماشى مع المتطلبات القانونية. سيوقع أي مرشح يُعرض عليه وظيفة على مدونة قواعد السلوك الخاصة بـ ACTED والسياسات ذات الصلة كجزء من عقد عمله. ومن المتوقع أن يلتزم جميع الموظفين بمعايير السلوك الموضحة في هذه الوثائق.
وصل شبكة وظائف فلسطين إعلان توظيف صادر عن مؤسسة أكتيد تعلن فيه عن وظيفة شاغرة بقطاع غزة ، وفقا لما يلي :
- المسمى الوظيفي: مسؤول لوجستيات المنطقة Area Logistics Officer
- مدة العقد: 6 أشهر (قابلة للتجديد)
- الموقع: غزة - دير البلح
- تاريخ البدء في أقرب وقت ممكن
مهام الوظيفة
- التأكد من تطبيق إرشادات المشتريات الخاصة بـ ACTED في جميع الأوقات لجميع المشتريات؛
- الحفاظ على قاعدة بيانات الموردين المحليين محدثة وبناء رؤية استراتيجية للتوريد في المنطقة؛
- تنسيق المشتريات مع رأس المال ومكاتب الميدان الأخرى وموظفي الخدمات اللوجستية والبرامج.
- توقع مخاطر المشتريات مثل فشل العطاءات وتخطيط التسليم والموسمية والقيود على الميزانية والتخليص الجمركي وما إلى ذلك، والاتصال بكفاءة مع الإدارات الأخرى ومدير الخدمات اللوجستية في الدولة (CLM) للتخفيف من هذه المخاطر.
- يجب رفع المخاطر الرئيسية التي تم تحديدها مباشرة إلى مسؤول الخدمات اللوجستية الكبير ومدير الخدمات اللوجستية على الفور.
- ضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمشتريات تحت مسؤوليته / مسؤوليتها بالامتثال الكامل لإجراءات الخدمات اللوجستية في ACTED، وخاصة سيناريوهات الشراء ومستوى التصاريح.
- الحفاظ على العقود الإطارية في المنطقة لتشغيل الإمدادات / الخدمات / الأعمال بما يتماشى مع إرشادات مشتريات ACTED ؛ ضمان التوافر المستمر للإمدادات / الخدمات / الأعمال الجارية مثل الوقود والقرطاسية ووسائل النقل وما إلى ذلك.
- تطبيق مبدأ القيمة مقابل المال طوال عملية الشراء من خلال تنفيذ مقارنة عروض الموردين / مقدمي الخدمات / المقاولين السليمين، والتحقق من الجودة المادية، والبحث عن أفضل الأسعار، وما إلى ذلك.
- ضمان التداول الفعال والشامل، وتسجيل وأرشفة وثائق المشتريات كما هو مفصل في دليل الخدمات اللوجستية ACTED (وثائق العطاءات والعقود والعروض وما إلى ذلك)
- تحديد وإدارة المستودعات/مساحة التخزين بناءً على الاحتياجات في المنطقة، مع رؤية استراتيجية للتدفقات والترابطات بين المواقع ومكاتب ACTED. دعم تأثيث وتأمين وصيانة المباني.
- التأكد من تأمين وسائل نقل البضائع مثل الشاحنات المستأجرة، إلخ.
- متابعة عمليات التسليم تحت مسؤوليته بناءً على الشروط التعاقدية.
- التواصل بكفاءة مع الموردين للتسليم في الوقت المناسب على وجه الخصوص، أو حل أي مشكلة غير متوقعة بكفاءة.
- توقع وتخفيف مخاطر التسليم مثل: النقل، والتراخيص القانونية، والتخليص الجمركي، وفحص الجودة، إلخ.
- ضمان التخطيط الفعّال للتسليمات إلى فرق المشروع، والمساهمة في الحفاظ على معلومات منتظمة لمشرفي/مديري المشروع حول مستويات المخزون وأوقات التسليم المتوقعة؛
- التأكد من تطبيق إرشادات المخزون والتسليم الخاصة بـ ACTED في المنطقة في جميع الأوقات؛
- الحفاظ على تقرير المخزون الشهري ونشره لكل مشروع؛
- التعامل مع الجرد الدوري، وتوضيح التناقضات في المخزون بطريقة موثقة؛
- ضمان استنفاد المخزونات قبل تواريخ انتهاء المشروع وتقديم تقارير المخزون النهائية للمشروع إلى CLM وفقًا لإرشادات المانحين؛
- ضمان التداول الفعال والشامل، وتسجيل وأرشفة المخزونات ووثائق التسليم كما هو مفصل في دليل لوجستيات ACTED (قسائم استلام المخزون، وبطاقات المخزون، ونماذج خروج المخزون، وما إلى ذلك).
- إدارة إمكانية التتبع والتوفيق بين الطلبات والعقود والتسليمات، والاتصال بالشؤون المالية لحل المشكلات
- ضمان فحص الكمية والجودة في كل خطوة من خطوات سلسلة التوريد؛
- التعامل مع الفحوصات العشوائية أثناء الزيارات الميدانية وكذلك بين مهام الإدارة اليومية للتحقق من إمكانية تتبع العناصر بشكل عام.
- المساهمة في ضمان الإدارة اللوجستية في الوقت المناسب وبتكلفة فعالة وشفافة في المنطقة
- دعم تخصيص المركبات أو شرائها أو استئجارها بناءً على البرنامج والاحتياجات العرضية في المنطقة؛
- ضمان أدوات فعالة للتخطيط الشهري والأسبوعي واليومي ومتابعة التحركات؛
- ضمان تطبيق إرشادات إدارة أسطول ACTED في المنطقة في جميع الأوقات: دفاتر السجلات، وأوراق التسجيل والصيانة، وما إلى ذلك.
- المساهمة في مراجعة وتنفيذ استراتيجية صيانة فعالة في المنطقة (من حيث العمليات وكذلك من حيث التكاليف): إجراء مسوحات السوق لمرافق الصيانة، وسوق قطع الغيار الأصلية، وتطوير أدوات عملية لتوقع توفر المركبات، وما إلى ذلك.
- المساهمة في ضمان تطبيق إرشادات الأمن والسلامة في كل مركبة قيد الاستخدام، ولأي حركة؛
- ضمان الجرد المادي الشهري للأسطول، وتحديث الأدوات ذات الصلة وفقًا لذلك؛
- حساب وفحص التكلفة الشهرية لكل مركبة (استهلاك الوقود، والإصلاحات، والتأمين، وما إلى ذلك)؛ التحقيق في التكاليف الزائدة الرئيسية وحلها؛ الإبلاغ عن الزيادات الرئيسية في تكاليف الأسطول إلى مسؤول اللوجستيات الرئيسي في المنطقة.
- تحديد شركات النقل للاحتياجات التي لا يمكن تغطيتها بواسطة أسطول ACTED، مع مراعاة الفرص المتاحة من خلال المجتمع الإنساني (مجموعة الخدمات اللوجستية، إلخ): شركات تأجير المركبات، إلخ.
- المساهمة في تنسيق عمليات نقل المخزون أو التسليم وفقًا لذلك من خلال تطوير أدوات التنسيق مثل الجداول الزمنية والاجتماعات التشغيلية وما إلى ذلك، بالتنسيق الوثيق مع مسؤول الخدمات اللوجستية الكبير.
- دعم المتطلبات الإدارية تجاه الجمارك وأي سلطة محلية أخرى عند نقل البضائع/الموظفين؛
- تنظيم التدريب المنتظم للموظفين والتحديثات (القيادة والأمن والسلامة والصيانة الأساسية وإدارة الأزمات وما إلى ذلك)؛
- ضمان التداول الفعال والشامل وتسجيل وأرشفة وثائق الأسطول والنقل كما هو مفصل في دليل الخدمات اللوجستية لـ ACTED (سجلات الرحلات، أوراق الصيانة، التصاريح الإدارية، بطاقات التأمين، إلخ).
- إدارة إمدادات الوقود في المنطقة وفقًا لإرشادات المشتريات الخاصة بـ ACTED؛ توقع وتخفيف مخاطر إمدادات الوقود إن وجدت.
- التأكد من تطبيق إرشادات إدارة الوقود الخاصة بـ ACTED في المنطقة في جميع الأوقات: أوراق الوقود، وفواتير الوقود، ومعدلات الاستهلاك القياسية، وما إلى ذلك.
- التأكد من صيانة مرافق التخزين المناسبة للوقود، وفقًا لإرشادات الأمن والسلامة (عند الحاجة)؛
- التأكد من التداول الفعال والشامل، وتسجيل وأرشفة وثائق الوقود كما هو مفصل في دليل لوجستيات ACTED (سجلات الرحلات، وأوراق الوقود والفواتير، وما إلى ذلك).
- دعم تخصيص الأصول أو شرائها أو استئجارها بناءً على احتياجات البرنامج والعرض في المنطقة؛
- التأكد من تطبيق إرشادات إدارة أصول ACTED في المنطقة في جميع الأوقات: بطاقات التسجيل، ومتابعة الأصول الشهرية، وما إلى ذلك.
- الحفاظ على متابعة شهرية محدثة للأصول وفقًا لرمز المشروع، وخط الميزانية، مع تحديد موقع ومستخدم واضحين لكل أصل؛ والتحقيق في أي خسارة أو ضرر وتوثيقه.
- جرد الأصول شهريًا وعشوائيًا للتحقق من موثوقية متابعة الأصول الشهرية، واتخاذ أي إجراء تصحيحي مطلوب؛
- المساهمة في مراجعة وتنفيذ استراتيجية صيانة فعالة (من حيث العمليات وكذلك من حيث التكاليف): التعامل مع مسوحات السوق لخدمات الصيانة، وتطوير أدوات عملية لتوقع توفر الأصول، وما إلى ذلك.
- المساهمة في تدريب الموظفين بانتظام وتحديث معلوماتهم (الاستخدام الصحيح لأجهزة الكمبيوتر وأجهزة الراديو، وتركيب واستخدام المولدات، وما إلى ذلك)؛
- دعم نقل أو التبرع بالأصول قبل تواريخ انتهاء المشروع، وتقارير الأصول النهائية للمشروع لمسؤول اللوجستيات الرئيسي وفقًا لإرشادات المانحين؛
- ضمان التداول الفعّال والشامل، وتسجيل وأرشفة وثائق الأصول كما هو مفصل في دليل لوجستيات ACTED (بطاقات التسجيل، إلخ).
- دعم تحديد وتعاقد المباني (المكاتب، وبيوت الضيافة والمستودعات) على أساس المعايير الجغرافية والتشغيلية والأمنية والمالية
- المساهمة في ترقية كل مبنى إلى معايير ACTED؛
- ضمان ظروف العمل والمعيشة المناسبة لجميع الموظفين في كل مبنى من خلال توفير إمدادات الطاقة المناسبة، ومياه الشرب، والقرطاسية، إلخ.
- ضمان أعمال الصيانة الوقائية والتصحيحية للمباني؛
- الحفاظ على جرد شهري للبضائع الأخرى (بالإضافة إلى متابعة الأصول الشهرية من ناحية أخرى)؛
- المساهمة في ضمان تطبيق إرشادات الأمن والسلامة في كل مبنى؛
- ضمان التداول الفعّال والشامل، وتسجيل وأرشفة وثائق المباني (اتفاقيات الإيجار، وتقييمات الأمن، وما إلى ذلك)
- ضمان احتياجات الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات وتخصيص وسائل الاتصالات، والشراء أو الإيجار وفقًا لذلك بناءً على البرنامج والاحتياجات العرضية في المنطقة؛
- ضمان تطبيق إرشادات إدارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات الخاصة بـ ACTED في المنطقة؛
- دعم استيفاء المتطلبات الإدارية تجاه السلطات المحلية فيما يتعلق بوسائل الاتصال المستخدمة؛
- المساهمة في تحديد وتنفيذ خطة تكنولوجيا المعلومات في المنطقة: التعامل مع مسوحات السوق لخدمات الصيانة، وفرص اتصالات الإنترنت، وما إلى ذلك. والهدف العام هو ضمان استفادة ACTED في المنطقة من أفضل الخدمات التكنولوجية بأفضل الأسعار، اعتمادًا على الميزانية، واستنادًا إلى معايير ACTED العالمية.
- دعم النسخ الاحتياطي الشهري للبيانات (الخادم، رسائل البريد الإلكتروني، وما إلى ذلك) وفقًا لمعايير التكرار؛
- المساهمة في التدريب المنتظم لموظفي تكنولوجيا المعلومات والتحديثات؛
- المساهمة في ضمان إرشادات أمن تكنولوجيا المعلومات في المنطقة، واتخاذ أي إجراء تصحيحي مطلوب؛ المساهمة في إدارة أزمة أمن تكنولوجيا المعلومات بالتنسيق الوثيق مع CLM إذا لزم الأمر.
- دعم التداول الفعّال والشامل، وتسجيل وأرشفة وثائق الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات (اتفاقيات الإيجار، وتقييمات الأمن، وما إلى ذلك)
- ضمان الامتثال لإجراءات ACTED والجهات المانحة في جميع العمليات اللوجستية تحت مسؤوليته/ مسؤوليتها وتعزيز إجراءات الخدمات اللوجستية بنشاط:
- ضمان تطبيق دليل لوجستيات ACTED لجميع العمليات تحت مسؤوليته/ مسؤوليتها المباشرة؛ المساهمة في تحسين معرفة إجراءات الخدمات اللوجستية من قبل فرق الخدمات اللوجستية والمالية والبرامج والتنسيق؛
- تعزيز سياسة عدم التسامح مطلقًا فيما يتعلق بالفساد وضمان الالتزام بقواعد السلوك الخاصة بـ ACTED وسياسة مكافحة الاحتيال؛
- تنظيم تدريبات منتظمة لموظفي الخدمات اللوجستية وتحديثها داخليًا حول إجراءات ACTED والدروس المستفادة والأسئلة الشائعة وما إلى ذلك خلال ورش العمل أو الزيارات الميدانية؛
- الاستفادة من الدروس المستفادة من خلال المذكرات ووحدة التدريب وما إلى ذلك لتحسينات مستمرة للامتثال للخدمات اللوجستية في المنطقة، تحت إشراف مسؤول الخدمات اللوجستية الكبير؛
- المساهمة في متابعة وتحديث تقرير التدقيق الداخلي والخارجي للخدمات اللوجستية،
- دعم تدفق وثائق الخدمات اللوجستية في الوقت المناسب والدقيق إلى أقسام المالية والشفافية/الامتثال وفقًا لدليل التدقيق العالمي ACTED
- دعم إعداد عمليات التدقيق الخارجية وفقًا لتعليمات فرق التدقيق الإقليمية، تحت إشراف مسؤول اللوجستيات الرئيسي.
- المساهمة في تنفيذ إرشادات السلامة والأمن، والإجراءات التشغيلية القياسية والخطط
- ضمان ومراقبة تنفيذ الإجراءات التشغيلية القياسية المتعلقة بالمباني والاتصالات والحركة؛
- دعم الاستعداد (فحص مجموعات الطوارئ، ومجموعات الإسعافات الأولية وما إلى ذلك) للإخلاء وخطط الطوارئ في العاصمة؛
- التحكم في تنفيذ تدابير التخفيف وقواعد الأمن وفقًا للسياق المحلي وضمان الامتثال لمعايير الأمن التشغيلي الدنيا؛
- الإبلاغ عن أي خروقات أمنية إن وجدت.
- المساهمة في بناء قدرات موظفي الخدمات اللوجستية:
- تدريب وبناء قدرات موظفي الخدمات اللوجستية؛ تحديد الموظفين ذوي الإمكانات.
- دعم التنسيق بين فريق الخدمات اللوجستية ومديري المشاريع ومنسقي الفنيين ومنسقي المناطق ومنسقي المناطق الفرعية لتسهيل تنفيذ البرنامج بشكل فعال وكفء وفي الوقت المناسب.
- تمثيل ACTED مع شبكات الخدمات اللوجستية والاتصالات ذات الصلة،
- المشاركة في اجتماعات التنسيق على مستوى المنطقة.
- دعم أي منطقة/مكتب آخر إذا طلب ذلك مسؤول الخدمات اللوجستية الكبير؛
- المساهمة في تخطيط الاستجابة للطوارئ وجهود التخطيط للطوارئ لتلبية احتياجات اللوجستيات والمشتريات وتنفيذها تحت إشراف مسؤول اللوجستيات الكبير إذا طلب ذلك.
- أداء مهام أخرى يطلبها مسؤول اللوجستيات الكبير/مسؤول اللوجستيات الرئيسي على مستوى العاصمة
- ضمان علاقات عمل جيدة مع جميع أقسام ACTED
- إنشاء والحفاظ على اتصال مهني مع الموردين ومقدمي الخدمات في غزة، وضمان الحفاظ على سمعة ACTED بأعلى المعايير
- البقاء متاحًا للانتقال أو إجراء مهام ميدانية أو تغيير موقع العمل مؤقتًا كلما كان ذلك مناسبًا و/أو ذا صلة.
- ضمان التخزين السليم والمسح الضوئي والنسخ الاحتياطي لوثائق اللوجستيات سواء النسخ الورقية أو الملفات الرقمية على أرشيفات ACTED
- ضمان الالتزام بالمساواة بين الجنسين والإدماج داخل المنظمة وخلال تصميم وتنفيذ أنشطة المشروع
المؤهلات:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المحاسبة أو المالية أو أي مجال آخر ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في المجال ذي الصلة.
- خبرة مثبتة في العمل مع المنظمات غير الحكومية/المنظمات الدولية غير الحكومية
- الإلمام بعمليات المشتريات والمبادئ التوجيهية
- القدرة على التعامل مع مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية.
- مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرار.
- موقف مهني ناضج، ومهارات تواصل ممتازة، وإبداع ومرونة مع القدرة على العمل في فريق.
- مهارات الكمبيوتر، وخاصة على مايكروسوفت (وورد، إكسل، إلخ.)
- إتقان اللغة الإنجليزية/العربية تحدثًا وكتابة
طريقة التسجيل
- ندعو المرشحين المهتمين إلى تقديم طلباتهم من خلال الضغط ( هنا )
- ينتهي التسجيل بتاريخ 10-11-2024
- ستراجع لجنة الاختيار جميع الطلبات فور استلامها. يجب أن يستوفي جميع المتقدمين الحد الأدنى من المتطلبات الموضحة أعلاه، ولن يتم النظر في أولئك غير القادرين على تلبية هذه المتطلبات.
- سيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط لإجراء مقابلة.
تعليقات
إرسال تعليق