إعلان توظيف سكرتير Secretary – مؤسسة أطباء بلا حدود - القدس
مؤسسة أطباء بلا حدود (MSF) -بلجيكا هي مؤسسة دولية للمساعدات الإنسانية تقدم المساعدة في أكثر من 60 دولة للسكان المنكوبين، وضحايا الكوارث الطبيعية أو من صنع الإنسان وضحايا النزاعات المسلحة، دون تمييز وبغض النظر عن الدين أو العقيدة أو الانتماء السياسي.
وصل شبكة وظائف فلسطين إعلان توظيف صادر عن مؤسسة أطباء بلا حدود – القدس تعلن فيهوعن وظيفة سكرتير/ة Secretary
الغرض الرئيسي : أداء الأنشطة الإدارية السكرتارية وفقًا لتعليمات المشرف وقواعد وبروتوكولات أطباء بلا حدود لضمان الدعم الإداري الفعال لموظفي مكتب أطباء بلا حدود.
المسؤوليات
- كتابة و/أو التحقق من الرسائل الرسمية والتقارير والوثائق الأخرى المتعلقة بالمهمة
- ترتيب وتأكيد المواعيد، وتحديث سجل الغيابات والاجتماعات والعطلات.
- الحفاظ على سجل المكالمات (الواردة والصادرة) لإبلاغ الأفراد بالمكالمات التي تلقوها أثناء غيابهم.
- أخذ وإعداد محاضر الاجتماعات.
- إدارة جميع البريد/الطرود/الفاكسات الواردة/الصادرة، والتأكد من التسجيل والتسليم المناسبين للمستلمين الداخليين أو الخارجيين.
- مراقبة الشخص المسؤول عن البريد والتحقق من الإيصالات، وكذلك شركة البريد السريع وإجراء الفواتير للخدمات المقدمة.
- إدارة إمدادات القرطاسية المكتبية ووضع الطلبات في الوقت المناسب لتجنب نفاد المخزون.
- الإشراف على طباعة النسخ وتجليد المستندات.
- في حالة غياب موظف الاستقبال، الترحيب بالضيوف والزوار، والتأكد من أن منطقة الاستقبال في حالة جيدة ونظيفة
- إبلاغ المشرفين في حالة حدوث أي حادث/مشكلة.
- المساعدة في تنظيم الأحداث الداخلية والخارجية (الاجتماعات والعروض التقديمية وما إلى ذلك) في إرسال الدعوات وطلب الطعام وترتيب الإقامة وما إلى ذلك.
- استلام البضائع التي يتم تسليمها إلى المكتب
- الترحيب بالأشخاص، بما في ذلك إرشادهم عبر المكتب أو إرشادهم إلى القسم المناسب
- تقديم الدعم الإداري أثناء التوظيف
- الدعم في إجراءات التأشيرة وتصاريح العمل
- دعم انتقال الإدارة في مهام مختلفة، بما في ذلك إعداد المستندات وبطاقة هوية منظمة أطباء بلا حدود وأي مهام أخرى تتعلق بالحركة
- دعم مدير إدارة الموظفين (PAM) في إدارة المرافق، بما في ذلك الإشراف على عمال النظافة وطلب الإمدادات وما إلى ذلك.
- إدارة القرطاسية، وطلب القرطاسية الجديدة في الوقت المناسب وإدارة الاستهلاك
- دعم المهام المخصصة لجميع الأقسام
- تحديث قائمة جهات الاتصال بانتظام
- مهام أخرى يكلف بها قسم الموارد البشرية
المؤهلات
- شهادة جامعية متعلقة بالسكرتارية
- يفضل خبرة عملية لمدة عامين في وظائف مماثلة.
طريقة التسجيل
- يجب على المتقدمين المهتمين تقديم طلباتهم عبر الرابط التالي :
https://forms.gle/GwzAexqQjtrUsNMu9
- ينتهي التسجيل للوظيفة بتاريخ 8-10-2024
تعليقات
إرسال تعليق